”ひとりZoom会議”を立上げ、使い方を習得しよう

今更聞けない、Zoom会議の初心者が確実に知識を習得し、実践できる方法を紹介します。

リモートワークの定番となりつつあるZoom会議。

Zoomは使ったことはあるけれど、いまひとつよくわからない。

いつも、参加要請メールからURLをクリックしての参加だけで、自分でプレゼンや画面共有を使うことには自信がない。

Zoom会議の参加に不安を持っている方、あるいは自分がホストとして開催するときに、最低限これだけは知っておきたい、確認しておきたいことがあるはずです。

機能確認ができるような相手がいない場合、一人で簡単に確認できる方法があります。

ここでは自分のPC1台のみで、Zoomの必要な動作を確認する場合の操作方法を説明します。

Zoom初心者の方でも、ここで紹介する「ひとりZoom会議」を立上げて機能確認や練習をしておけば、そんな不安は解消し次回からのZoom会議に自信をもって望めるようになります。

Zoomの有料会員のみならず無料会員でも問題なくできますので、是非実行してみてください。

”ひとりZoom”の立上げ方

ここではWindows PCを例に説明しますが、タブレットやスマホでも基本は同じです。

先ず、PCに「ミーティング用Zoomクライアント」をダウンロードしてインストールしておいてください。

https://zoom.us/download

インストール後、PCのタスクバーまたはデスクトップに「Zoomアイコン」が表示されていると思います。

 

 

Zoomアイコンをクリックして「Zoomにサインイン」します。

 

サインインを求められたらメールアドレス、パスワードを入力しサインインします。

これで「Zoomのホーム画面」が立ち上がります。

この状態からいよいよ「ひとりZoom」の開始です。

 

先ずは図の「新規ミーティング」をクリックしてください。

先ずはマイクとスピーカーのテスト

初心者が最初に遭うトラブルの最も多くは、マイクやスピーカーの設定違いによる音声トラブルです。

「新規ミーティング」を開くと図４のようなウィンドウが開きます。

最初に、「コンピューターオーディオのテスト」を必ず実行するクセをつけてください。

指示通りにマイク、スピーカーのテストを行い確認しておきます。

もし正しく機能しないようなら、自分のPCで使用するマイク、スピーカーを正しく設定し直してください。

 

先日Zoomミーティング開始時にある参加者から、

自分のPCの音声が聞こえないとの訴えがありました。

本人の音声やビデオ画像はこちらには正常に届いています。

携帯で連絡を取りPCの状況を聞いてみるとわかりました。

自分のPCにイヤホンを挿し込んでいることを忘れていたようでした。

このような初歩的なミスはよくありがちですが、

これも本人が事前に「コンピューターオーディオのテスト」を実行していれば防げる内容です。

また些細なことですがトラブル対応には、ホストは参加者の携帯番号を聞いておくことも忘れないでください。

 

 

 

 

”ひとりZoom”で最低限これだけは確認しておきたいこと

以下（図5　Zoom入室画面）を参照し、説明します。

「音声、映像」の確認をする

音声や映像について①、②の項目が正しく設定されているか確認します。

それぞれに赤い斜線が入っていればマイクミュート、ビデオ停止の状態です。

自分の意図する状態に設定しておきましょう。

・①マイクミュート、ミュート解除

・②ビデオの停止、ビデオの開始

 

「参加者」を常に表示し、状況確認する

③をクリックし、画面右の⑦「参加者」ウィンドウを開いておきます。

ひとりZoomではウィンドウには自分の名前とマイク、ビデオの状態だけが表示されますが、実際の会議では参加者全員が表示されます。

 

特にホストの方は⑦「参加者」のウィンドウを常に開いておくことは必須です。

参加者からの入室要請や途中退出、誰がどのような状態（マイク、ビデオ）で会議に参加しているのかを把握しておくことは重要です。

実際の例として、会議中に参加者のバックノイズ（テレビの音や子供の声等）がある場合も、

この画面からある程度だれのノイズかを特定できます。

その場合ホストからミュート要請や、場合によっては強制ミュートも可能です。

参加者の方も参加中は③をクリックし、画面右のウィンドウ⑦を開いて参加者の状況を把握しておくことをお勧めします。

 

「チャット」ウィンドウを表示し、有効に活用する

 

④の「チャット」をクリックし、先ほどの⑦「参加者」の下に⑧「チャット」のウィンドウを表示させます。

チャットの送信先は「ホストのみ」「全員」「全員またはプライベート」を設定できますが、通常は「全員またはプライベート」に設定しておきます。

 

会議中あるいは誰かのプレゼンテーション中に、音声を発せられない状況での伝達に活用します。

例えば〇〇さんの音声が聞こえにくいとか、○○さんのバックノイズが大きいとかを、

チャットで（ホストまたは全員に）伝えます。

会議によっては個々人が質問事項をチャットで提示しておき、あとで回答をしてもらうような利用もできます。

もう一つチャットの利用方法に「ファイルの送信」があります。

チャット画面⑧の右下にある「ファイル」マークをクリックし、送信したいファイルをチャット画面にアップロードします。

参加者は必要に応じダウンロードすればファイルを受け取ることができます。

 

但し、最近では悪意のあるユーザーからウィルスファイルの転送等での問題も懸念され、

これを禁止している会議もあるようです。

 

先日ある講演会での会議に参加した時のこと、ホストの人が「チャット」を見てくれなくて、

プレゼンターの音声のハウリングや参加者のバックノイズ等をチャットで指摘しても反応がなく、

大変フラストレーションがたまったことがありました。

会議中のホストはもちろん参加者も、チャットウィンドウ⑧を開いておくことをお勧めします。

前述した参加者ウィンドウと併せて開いておくことを習慣づけてください。

 

「画面の共有」の使い方を理解しよう

 

Zoomがテレビ電話と大きく違うことの一つに「画面の共有」機能があります。

これをうまく使うことで、会議の品質やコミュニケーションの内容は大幅に向上します。

「画面の共有」は、従来のリアルな会議でPC画面をHDMIケーブルでプロジェクターに画面投影するようなイメージで、オンライン会議で同じような効果が得られる機能です。

Zoom会議に何度も参加している人でも、自分で画面共有を正しく使いこなせる人が意外と少ないことに驚かされることがあります。

このひとりZoomで、是非とも使い方をマスターしておいてください。

画面共有には二通りのやり方がありますが、夫々を説明します。

 

（１）共有したいPPTやWord等のファイルをあらかじめ別Windowで開いておいて共有する方法。

ここでは例として、「通販のお話」というPPTファイルを共有する場合の説明をします。

・現在表示されている、（図5　Zoom入室画面）を最小化にします。

・PC上で共有したいPPTファイルを開きます。

　PPTは閉じずに、そのままか最小化のいずれかにしておきます。

・その状態で最小化してあった（図5　Zoom入室画面）を元の状態に戻します。

・（図5　Zoom入室画面）⑤の「画面の共有」をクリックし、図6「共有するウィンドウまたはアプリケーションの選択」画面を出します。

・この図6の画面で共有したいpptファイル⑨を選択し、⑩の「共有」をクリックすればPPTファイルを全員に画面共有することができます。

・共有ファイルに音声が含まれている場合は、⑫の音声を共有にチェックを入れておいてください。

 

・この共有画面での説明が終われば、「共有の停止」でZoomの画面に戻ります。

実際の場面で起こる間違いの多くは正しい共有手順を踏まず、自分のPC上で共有したいファイルを開き（自分ではファイルが見えているので）、

それが共有されていると思ってしまう間違いです。

意外と多くの人がこのミスを犯しています。

 

（２）自分のPC画面そのものを共有して表示させる方法

・（図5　Zoom入室画面）で⑤の「画面の共有」をクリックし、「共有するウィンドウまたはアプリケーションの選択」画面を出します。

・この画面で（図６）⑪の「画面」を選択し、⑩の「共有」をクリックすれば自分のPC画面をそのまま共有することができます。

・通常のPC操作と同じようにブラウザーを開いたり、動画ファイルを開いて共有することもできます。

・Zoom以外のリアルなプレゼンで、PCにHDMIケーブルでプロジェクターにつないで画面表示しているのに近い状態です。

・ただし、この方法ではあまり他人に見せたくない内容や、PC操作を含む全ての状態を表示してしまいます。

出来ればこの方法より、（１）で説明した必要なファイルのみの共有のやり方での使用をお勧めします。

 

その他主な機能を確認する

 

レコーディング利用で、事前にプレゼン動画の作成も

 

（図5　Zoom入室画面）の⑥「レコーディング」をクリックすると、現在のZoom会議の内容を録画することができます。

無料会員は自分のPCに、有料会員ならクラウドへの録画も選択できます。

ひとりZoomの応用で、次のような面白いことができます。

この録画機能を利用して、例えばPPTを使った30分のプレゼンテーションの内容を予め動画で録画しておくことができます。

セミナーでの講演録画の事前作成や、簡単な商品説明、会社紹介、その他のちょっとした説明動画が簡単に作れます。

是非活用してみてください。

使い方は簡単で以下のように進めます。

・先ず⑥の「レコーディング」をクリックし、レコーディング先を指定するとレコーディングがスタートします。

・⑤の「画面の共有」からプレゼンしたいファイルを共有します。

・共有画面のファイルが開いたら、実際に説明しながらプレゼンを開始します。

・プレゼンが終了したら、「レコーディングを停止」をクリックします。

・共有画面の「共有の停止」を押して終了させます。

自分のPCに録画したファイルは「ドキュメント」の中の「Zoom」フォルダーに入っています。

動画ファイルmp4、音声ファイルm4aの両方ができていることを確認してください。

 

Zoomのアップデートを確認

Zoomアプリは頻繁にアップデートされています。

動作・機能の改良や、時にはバグの修正もあります。

利用者としては常に最新バージョンにしておくことが必要です。

アップデートの確認は、Zoomのホーム画面から行います。

・ホーム画面の右上、アカウントのマークをクリックします。

・下方に出てきた説明の「アップデートを確認」をクリックします。

・「最新の状態を保っています」と表示されればそのまま。

・「更新可能！」であれば、指示に従って最新版をインストールします。

 

まとめ

 

私はこの1年半ほどで、200回以上のZoom会議を経験してきました。

知っているようでよくわかっていないZoomの機能。

いまさら聞けないし、複数参加者での機能確認しかできないと思っていたZoomの機能。

 

「ひとりZoom」という形で、特に実際の使用上でのポイントに絞り解説してみました。

主に実践に即しての解説としました。

ここに書かれている内容を理解し、練習しておけばZoom会議への参加やホストでの開催も楽しくなってくることでしょう。